Información interna y toma de decisiones

Cómo potenciar la organización

En la entrega anterior del Podcast (que podés escuchar acá) analizamos la importancia de la información externa para la toma de decisiones en la empresa. Cómo las variables exógenas se comportan como oportunidades o amenazas para la organización.

En este caso nos focalizamos en la otra cara de esa moneda: la información interna y su importancia en el proceso de toma de decisiones. El primer punto a tener en cuenta es qué consideramos información interna. Primera aproximación: todo conjunto de datos que procesamos para que nos diga ‘algo relevante’ sobre la gestión. Reportes de cuentas a cobrar, cheques en cartera, pedidos pendientes de entrega; son ejemplos de información interna. A partir de ellos tomamos decisiones de cobro, de inversión, de compra y producción.

Yendo de lo más simple a lo más complejo podemos decir entonces que reportes más ‘duros’ como los balances de corte de gestión y los estados de resultados mensuales también son información interna. ¿Cuál es la diferencia con los ejemplos que nombramos antes? Si bien toda la información interna de gestión está desarrollada específicamente para los usuarios internos y respaldan su toma de decisiones, existen reportes más complejos que otros, utilizados estos últimos para decisiones de carácter más estratégico con implicancias a mediano y largo plazo, mientras que los que mencionamos más arriba tienen que ver con hacer más eficientes las funciones operativas de la empresa.

A partir de lo que venimos diciendo nos gustaría destacar un análisis que no puede faltar, un must do de toda dirección empresarial: el análisis de costos. Sus objetivos principales son:

• Conocer los costos de las diferentes unidades de la organización y de los productos o servicios que se ofrecen
• Analizar el proceso de generación del resultado económico
• Contribuir al control y la reducción de costos
• Tomar decisiones estratégicas. Pueden ser: eliminar un servicio o potenciarlo, subcontratar un servicio o una etapa del proceso productivo, realizar promociones o descuentos en las ventas.

Para poder llevarlo adelante, primero debemos generar los datos que van a ser transformados luego en información relevante. El capital humano con el que contamos puertas adentro se hace fundamental: que pueda encargarse de las distintas etapas de este proceso, que ayude al directorio a tomar decisiones (el directorio tiene que enfocarse en la elección de alternativas) a partir de información relevante.

¿Cuándo es el mejor momento para empezar? ¡Ahora! Tanto la generación de información como su procesamiento son procesos dinámicos, constantes, que se retroalimentan permanentemente. A medida que crece la organización la necesidad de contar con info de calidad se hace más presente, y los costos de no tenerla se convierten rápido en una pesada carga.

¿Cómo lo podemos implementar? Volvemos a lo que decíamos antes: es fundamental el capital humano con el que contamos. Si internamente no lo podemos resolver, buscar asesoramiento externo que incorpore estos procesos en la empresa es la opción. A partir de un análisis de situación de la organización, debemos obtener como output un proceso de generación de datos, procesamiento de los mismos (este paso puede ser interno o externo) y emisión de informes o reportes pertinentes para los tomadores de decisiones.