En tiempos de balances, ¿cómo medimos la gestión?

¿Qué debemos medir? ¿Cuál es la mejor forma?

Como venimos conversando en las últimas entradas, a fin de año se cierra un nuevo ciclo en nuestros proyectos, y es un momento ideal para hacer balances de gestión y proyecciones para lo que viene.

Dependiendo de la organización, su estructura y el enfoque de gestión que tenga, se utilizan distintos instrumentos para evaluar el período en cuestión en función de indicadores. Algunas empresas utilizan los reportes generados por la contabilidad de gestión, tradicionalmente preparados por los departamentos contables y que surgen de preparar información relevante con los datos que también sirven de base a la confección de los balances impositivos.

En el mismo sentido, otras entidades eligen construir indicadores clave de gestión, los KPI, que se construyen específicamente para monitorear aquello que se quiere evaluar de manera continua y periódica, según sea el caso. Los KPI son métricas que nos ayudan a identificar el rendimiento de una determinada acción o estrategia. Entonces, estas unidades de medida nos indicarán el nivel de desempeño con base en los objetivos planteados.

Los KPIs pueden ser tan variados como lo son las empresas entre sí y sus factores clave. Nos ayudan a evaluar la producción en una empresa industrial (y reconocer rápidamente posibles fallas en una máquina, por ejemplo) y nos permiten corregir una campaña de marketing digital en una empresa que comercializa productos online.

La idea central de construir cualquier tipo de indicador, utilizando cualquiera de las bases de datos disponibles, es poder hacer un seguimiento efectivo a una variable importante para el desenvolvimiento del negocio. Así podremos reconocer desvíos de los objetivos a tiempo y poder plantear medidas correctivas que nos permitan mejorar el curso de la variable. Los KPIs suelen ser agrupados gráficamente en cuadros de mando para presentar de manera ágil y directa la info necesaria para la toma de decisiones.

Cómo hacer para construir nuestros KPIs

Entonces, para lograr establecer indicadores de gestión que nos hagan más fácil la tarea, lo que debemos hacer es preguntarnos primero por las actividades clave, los cuellos de botella de nuestro negocio: puede ser un tramo de la producción, o quizás una respuesta de potenciales clientes en un contacto telefónico o mailing.

Una vez reconocido lo que queremos medir, tenemos que elegir los parámetros a partir de los cuales nuestra variable nos pedirá que tomemos alguna decisión. En los ejemplos propuestos, podría ser llamar al técnico para hacer mantenimiento preventivo o intensificar la pauta en una campaña específica para alcanzar el objetivo de conversión.

Finalmente, debemos asegurarnos que los datos que alimentan nuestro KPI fluyan de manera fiable y consistente para alimentar el indicador y que las decisiones que vayamos a tomar a partir de éstos tengan bases confiables.

A medida que reconozcamos más actividades clave, podremos construir nuevos KPIs y así armar nuestro cuadro de mando lo más completo posible. Importante: sólo incluir información esencial. La toma de decisiones debe ser eficiente, y para eso es necesario desechar info superflua, que no influya en la decisión.

¿Vos usás KPIs en tu empresa? ¿Pudiste armar tus indicadores? ¿Cuáles son tus KPIs fundamentales?